Polityka prywatności

Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Zakres polityki
1.1. Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z oficjalnej strony internetowej Gminy Ogrodzieniec w domenie ogrodzieniec.pl oraz Biuletynu Informacji Publicznej w domenie ogrodzieniec.bip.jur.pl.
1.2. Polityka dotyczy w szczególności przeglądania treści, korzystania z formularzy, wyszukiwarki, newslettera, powiadomień SMS, kanałów RSS, ustawień dostępności, lektora treści, funkcji „Mieszkańcy pytają”, linków zewnętrznych, treści osadzonych oraz dokumentów publikowanych w serwisach.
1.3. Polityka nie zastępuje odrębnych klauzul informacyjnych przekazywanych w konkretnych sprawach prowadzonych przez urząd, w szczególności w sprawach administracyjnych, podatkowych, skargach, wnioskach, petycjach, naborach, zamówieniach publicznych, konsultacjach społecznych i innych postępowaniach.
1.4. Polityka nie dotyczy stron internetowych innych administratorów, w tym stron jednostek organizacyjnych, partnerów, platform zewnętrznych, mediów społecznościowych i serwisów, do których prowadzą linki zamieszczone w serwisach.

2. Administrator danych
2.1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisów jest Gmina Ogrodzieniec reprezentowana przez Burmistrza Miasta i Gminy Ogrodzieniec, Plac Wolności 25, 42-440 Ogrodzieniec.
2.2. Kontakt z Administratorem jest możliwy:
1. pisemnie na adres: Plac Wolności 25, 42-440 Ogrodzieniec,
2. telefonicznie: 32 670 97 00,
3. pocztą elektroniczną: ogrodzieniec@ogrodzieniec.pl.
2.3. Urząd Miasta i Gminy w Ogrodzieńcu obsługuje Administratora w wykonywaniu jego zadań.
2.4. W sprawach, w których przepisy prawa wskazują innego administratora danych, właściwa informacja jest przekazywana w klauzuli informacyjnej dotyczącej danej sprawy.

3. Inspektor Ochrony Danych
3.1. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
3.2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy:
1. pocztą elektroniczną: iodo@ogrodzieniec.pl,
2. pisemnie na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

4. Kategorie przetwarzanych danych
4.1. Podczas korzystania z serwisów mogą być przetwarzane dane techniczne, w szczególności:
1. adres IP urządzenia,
2. data i godzina połączenia,
3. adres odwiedzanej podstrony,
4. adres strony poprzednio odwiedzanej, jeżeli przeglądarka przekazuje taką informację,
5. typ i wersja przeglądarki,
6. typ urządzenia i system operacyjny,
7. identyfikatory plików cookies lub podobnych technologii,
8. informacje o błędach, zdarzeniach technicznych i zdarzeniach bezpieczeństwa,
9. informacje o ustawieniach dostępności i preferencjach strony.
4.2. W przypadku korzystania z formularza kontaktowego mogą być przetwarzane dane podane przez użytkownika, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz inne dane przekazane w treści zgłoszenia.
4.3. W przypadku korzystania z newslettera mogą być przetwarzane adres e-mail, informacje o zapisie do newslettera, informacje o wycofaniu zgody oraz dane techniczne związane z obsługą wysyłki.
4.4. W przypadku korzystania z powiadomień SMS mogą być przetwarzane numer telefonu, informacje o zapisie do usługi, informacje o wycofaniu zgody oraz dane techniczne związane z obsługą wysyłki.
4.5. W przypadku korzystania z funkcji „Mieszkańcy pytają” mogą być przetwarzane dane podane w formularzu, treść pytania, treść odpowiedzi oraz dane potrzebne do obsługi zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi.
4.6. W przypadku korzystania z wyszukiwarki mogą być przetwarzane treść zapytania oraz dane techniczne związane z obsługą wyszukiwania.
4.7. W serwisach mogą być publikowane dane osobowe zawarte w dokumentach, informacjach publicznych, ogłoszeniach, uchwałach, zarządzeniach, rejestrach, wynikach naborów, informacjach o osobach pełniących funkcje publiczne lub wykonujących zadania publiczne oraz innych materiałach publikowanych na podstawie przepisów prawa.
4.8. Jeżeli dane publikowane w serwisach nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, mogą pochodzić z dokumentów urzędowych, akt spraw, rejestrów publicznych, dokumentów przekazanych przez strony lub uczestników postępowań, podmioty zobowiązane, organy publiczne albo ze źródeł publicznie dostępnych, w zakresie wymaganym lub dopuszczonym przepisami prawa.
4.9. Administrator nie wymaga podawania w ogólnych formularzach danych szczególnych kategorii ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, chyba że jest to niezbędne do obsługi konkretnej sprawy i znajduje podstawę w przepisach prawa. Jeżeli użytkownik przekaże takie dane bez potrzeby, Administrator może je pominąć albo usunąć, jeżeli nie są niezbędne do obsługi sprawy.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania
5.1. Dane są przetwarzane w celu udostępniania serwisów, zapewnienia ich prawidłowego działania, obsługi funkcji technicznych, utrzymania bezpieczeństwa, diagnostyki błędów, rozliczalności działań oraz ochrony przed nadużyciami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 6 ust. 3 RODO oraz ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, a w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5.2. Dane są przetwarzane w celu prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej, publikowania informacji publicznych, dokumentów urzędowych i innych informacji wymaganych przepisami prawa oraz zapewnienia jawności działania organów Gminy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 6 ust. 3 RODO, ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej oraz innymi przepisami nakazującymi albo dopuszczającymi publikację informacji.
5.3. Dane przekazane przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną albo inną formę kontaktu są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, prowadzenia korespondencji, udzielenia odpowiedzi i załatwienia sprawy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 6 ust. 3 RODO oraz ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, a jeżeli sprawa dotyczy obowiązku prawnego Administratora, także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5.4. Wysłanie formularza kontaktowego nie oznacza zapisu do newslettera, powiadomień SMS ani wyrażenia zgody na otrzymywanie cyklicznych informacji elektronicznych niezwiązanych z obsługą danej sprawy.
5.5. Dane przetwarzane w ramach newslettera są przetwarzane w celu przesyłania informacji o sprawach, aktualnościach, wydarzeniach i komunikatach dotyczących Gminy Ogrodzieniec. Podstawą prawną jest zgoda użytkownika, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz zgoda wymagana przez przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.
5.6. Dane przetwarzane w ramach powiadomień SMS są przetwarzane w celu przesyłania komunikatów dotyczących spraw lokalnych, ostrzeżeń, informacji organizacyjnych lub innych informacji objętych tą usługą. Podstawą prawną jest zgoda użytkownika, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz zgoda wymagana przez przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.
5.7. Dane przetwarzane w związku z plikami cookies niezbędnymi są przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisów, bezpieczeństwa, utrzymania sesji, zapamiętania wyborów użytkownika, obsługi ustawień prywatności, obsługi zgód i dostarczenia funkcji wybranej przez użytkownika. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO, a zapisywanie informacji w urządzeniu użytkownika lub uzyskiwanie dostępu do informacji zapisanych w tym urządzeniu odbywa się zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej.
5.8. Dane przetwarzane w związku z plikami cookies innymi niż niezbędne, w szczególności analitycznymi albo funkcjonalnymi niewymaganymi do działania serwisu, są przetwarzane wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.
5.9. Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi żądań dotyczących praw osób, skarg, wniosków, kontroli, audytów, incydentów bezpieczeństwa oraz wykazania prawidłowości działania Administratora. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO albo art. 6 ust. 1 lit. e RODO, zależnie od rodzaju sprawy.

6. Publikacja danych w serwisach
6.1. W oficjalnej stronie internetowej i BIP mogą być publikowane dane osobowe, jeżeli publikacja wynika z przepisów prawa, realizacji zadań publicznych, obowiązku jawności albo innego prawnie określonego celu publicznego.
6.2. Publikacja może dotyczyć w szczególności osób pełniących funkcje publiczne, osób wykonujących zadania publiczne, osób reprezentujących podmioty uczestniczące w procedurach publicznych, autorów pism kierowanych do organów Gminy, stron postępowań w zakresie przewidzianym przepisami oraz innych osób, których dane znajdują się w dokumentach podlegających publikacji.
6.3. Zakres publikowanych danych jest ograniczany do danych niezbędnych do realizacji obowiązku publikacji, jawności albo innego prawnie określonego celu.
6.4. Jeżeli przepisy wymagają ograniczenia jawności, w szczególności ze względu na prywatność osoby fizycznej, tajemnicę ustawowo chronioną albo inne ustawowe ograniczenia dostępu do informacji, Administrator stosuje odpowiednie ograniczenia publikacji.
6.5. Jeżeli pytanie i odpowiedź w funkcji „Mieszkańcy pytają” są publikowane w serwisie, Administrator publikuje je bez danych identyfikujących osobę zadającą pytanie, chyba że przepis prawa stanowi inaczej albo publikacja określonych danych jest niezbędna i zgodna z prawem.

7. Pliki cookies i podobne technologie
7.1. Serwisy korzystają z plików cookies oraz podobnych technologii polegających na zapisywaniu informacji na urządzeniu użytkownika albo uzyskiwaniu dostępu do informacji zapisanych na tym urządzeniu.
7.2. Samo korzystanie z serwisów nie oznacza zgody na pliki cookies inne niż niezbędne.
7.3. Pliki cookies niezbędne są stosowane bez odrębnej zgody użytkownika, jeżeli są konieczne do działania serwisów, zapewnienia bezpieczeństwa, utrzymania sesji, obsługi ustawień prywatności, zapamiętania zgód albo dostarczenia funkcji wybranej przez użytkownika.
7.4. Pliki cookies inne niż niezbędne są stosowane wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika w panelu ustawień cookies. Brak zgody albo jej wycofanie nie ogranicza dostępu do podstawowych treści serwisów.
7.5. Pliki cookies mogą być stosowane w szczególności w celu:
1. zapewnienia działania serwisów,
2. utrzymania bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom,
3. zapamiętania ustawień dostępności, wyglądu strony i preferencji użytkownika,
4. prowadzenia statystyk odwiedzin i poprawy jakości serwisów, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na cookies analityczne,
5. obsługi treści osadzonych, map, multimediów, zabezpieczeń formularzy albo innych narzędzi zewnętrznych, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę albo uruchomił daną funkcję.
7.6. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia cookies w panelu ustawień cookies oraz w ustawieniach przeglądarki internetowej.
7.7. Szczegółowy wykaz plików cookies, w tym ich nazwy, dostawcy, cele, kategorie, okresy przechowywania oraz informacje o ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, jest dostępny w panelu ustawień cookies właściwym dla danego serwisu.
7.8. Administrator nie wykorzystuje serwisów do reklamy behawioralnej, remarketingu, reklam spersonalizowanych ani budowania profili reklamowych użytkowników.
7.9. Biuletyn Informacji Publicznej nie jest wykorzystywany do publikowania reklam ani do obsługi narzędzi reklamowych.

8. Odbiorcy danych
8.1. Dane mogą być przekazywane podmiotom zapewniającym obsługę techniczną, organizacyjną i prawną serwisów, w szczególności dostawcom hostingu, utrzymania systemów, systemów CMS, systemu BIP, poczty elektronicznej, zabezpieczeń IT, kopii zapasowych, analityki, zabezpieczeń formularzy, obsługi newslettera, obsługi powiadomień SMS oraz usług serwisowych.
8.2. Dane mogą być udostępniane organom publicznym, sądom, organom kontroli, organom ścigania, archiwom państwowym oraz innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
8.3. Dane mogą być także udostępniane odbiorcom informacji publicznej w zakresie, w jakim dane zostały zgodnie z prawem opublikowane w serwisach.
8.4. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą przetwarzać dane wyłącznie na podstawie umowy, zgodnie z poleceniami Administratora i z zachowaniem wymaganych środków bezpieczeństwa.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
9.1. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może wystąpić w szczególności w związku z korzystaniem z narzędzi zewnętrznych, w tym narzędzi analitycznych, mapowych, multimedialnych, zabezpieczających formularze lub innych treści osadzonych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO.
9.2. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO.
9.3. Informacje o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku z konkretnymi plikami cookies albo narzędziami zewnętrznymi są podawane w panelu ustawień cookies albo w klauzuli właściwej dla danej usługi.

10. Okres przechowywania danych
10.1. Dane techniczne i logi są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia prawidłowego działania serwisów, bezpieczeństwa, diagnostyki błędów, obsługi incydentów i rozliczalności działań. Okres ten jest ustalany z uwzględnieniem rodzaju danych, celu przetwarzania, ryzyka dla bezpieczeństwa serwisów, wymogów prawnych oraz potrzeby wykazania prawidłowości działania Administratora. Dane są następnie usuwane albo anonimizowane, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne ze względu na przepisy prawa, kontrolę, postępowanie, roszczenia albo incydent bezpieczeństwa.
10.2. Dane przekazane przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną albo inną formę kontaktu są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres wynikający z przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.
10.3. Dane przetwarzane w ramach newslettera są przechowywane do czasu wycofania zgody, rezygnacji z newslettera albo zakończenia świadczenia tej usługi, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości uzyskania zgody i obsługi ewentualnych roszczeń, kontroli albo obowiązków prawnych.
10.4. Dane przetwarzane w ramach powiadomień SMS są przechowywane do czasu wycofania zgody, rezygnacji z usługi albo zakończenia świadczenia tej usługi, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości uzyskania zgody i obsługi ewentualnych roszczeń, kontroli albo obowiązków prawnych.
10.5. Dane przetwarzane na podstawie zgody w związku z plikami cookies są przechowywane przez okres wskazany w panelu ustawień cookies, nie dłużej niż jest to niezbędne do celu, na który użytkownik wyraził zgodę.
10.6. Dane opublikowane w BIP albo oficjalnej stronie internetowej są przechowywane i udostępniane przez okres wynikający z przepisów prawa, zasad prowadzenia BIP, przepisów archiwalnych oraz celu publikacji.

11. Prawa osób, których dane dotyczą
11.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:
1. dostępu do danych,
2. otrzymania kopii danych,
3. sprostowania danych,
4. usunięcia danych,
5. ograniczenia przetwarzania,
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
7. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany,
8. wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
11.2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
11.3. Prawa można wykonywać przez kontakt z Administratorem albo Inspektorem Ochrony Danych.
11.4. Nie każde żądanie będzie mogło zostać uwzględnione w pełnym zakresie, jeżeli dalsze przetwarzanie danych wynika z przepisów prawa, obowiązku archiwizacji, obowiązku zapewnienia jawności informacji publicznej, potrzeby wykazania prawidłowości działania Administratora, obsługi kontroli, postępowania albo innych prawnie uzasadnionych podstaw.

12. Skarga do organu nadzorczego
12.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

13. Dobrowolność podania danych
13.1. Korzystanie z publicznie dostępnych treści serwisów nie wymaga podawania danych w formularzach, z zastrzeżeniem danych technicznych niezbędnych do wyświetlenia strony, zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi podstawowych funkcji serwisów.
13.2. Podanie danych w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail, newsletterze, powiadomieniach SMS albo funkcji „Mieszkańcy pytają” jest dobrowolne, ale może być konieczne do obsługi zgłoszenia, udzielenia odpowiedzi albo świadczenia wybranej usługi.
13.3. W sprawach urzędowych obowiązek podania danych może wynikać z odrębnych przepisów prawa. Informacje w tym zakresie są przekazywane w klauzulach właściwych dla danej sprawy.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
14.1. Dane użytkowników serwisów nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
14.2. Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników serwisów na potrzeby reklamy behawioralnej, remarketingu ani reklam spersonalizowanych.

15. Linki, platformy zewnętrzne i treści osadzone
15.1. Serwisy mogą zawierać linki do stron zewnętrznych, platform publicznych, mediów społecznościowych, map, multimediów, transmisji, wirtualnych spacerów, systemów informacji przestrzennej oraz innych usług świadczonych przez odrębnych administratorów.
15.2. Po przejściu na stronę zewnętrzną albo po uruchomieniu treści zewnętrznej dane mogą być przetwarzane przez dostawcę tej strony albo usługi na zasadach przez niego określonych.
15.3. Narzędzia zewnętrzne, które nie są niezbędne do działania serwisów, są uruchamiane po wyrażeniu wymaganej zgody przez użytkownika albo po świadomym uruchomieniu danej funkcji przez użytkownika.
15.4. Sprawy urzędowe prowadzone za pośrednictwem zewnętrznych platform publicznych, w szczególności platform służących do komunikacji elektronicznej z administracją publiczną, podlegają zasadom właściwym dla tych platform oraz klauzulom informacyjnym właściwym dla danej sprawy.

16. Bezpieczeństwo danych
16.1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych odpowiednie do charakteru, zakresu, kontekstu i ryzyka przetwarzania.
16.2. Środki te obejmują w szczególności kontrolę dostępu do systemów, nadawanie uprawnień według potrzeb, zabezpieczenia administracyjne, kopie zapasowe, rejestrowanie zdarzeń, obsługę incydentów, ochronę przed nieuprawnionym dostępem oraz szyfrowanie transmisji w serwisach udostępnianych przez połączenie szyfrowane.

17. Zmiany polityki
17.1. Polityka może zostać zmieniona w przypadku zmiany przepisów prawa, funkcji serwisów, stosowanych narzędzi, dostawców usług, konfiguracji cookies lub sposobów przetwarzania danych.